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案例分享|內網系統啟示錄,高效實現企業信息管理

07.14 / 2023

企業內網系統是一種專門為企業內部員工提供服務的網絡系統,也被稱為企業內部門戶網站。它是企業信息化建設的核心組成部分之一,可以為企業提供全方位的信息服務和協同辦公平臺。

今天透過一個故事來啟示我們,數字化時代下,一個高效的企業內網的重要性!

故事開始,來自中企高呈客戶群總監王偉的自述:

某天與一位在國企上班的朋友吃飯,大家都管他叫“大國”,飯桌上大國遇到了一個小麻煩,他需要盡快發一份合同模板,給他正在見客戶的直屬領導。第一,這個事情緊急且重要,第二,這位領導正好是大國的直屬領導,大國不敢怠慢,拿起衣服就要往單位趕。

我急忙問他,“為什么一定要回去,手機或者電腦里沒有存儲這份合同模板么?”。大國表示,手機里沒有,不過郵箱里有前幾天剛剛發送給其他同事的合同模板。我趕緊把我的電腦借給大國用,在登錄他郵箱的時候,大國竟然忘記了郵箱密碼,但申請密碼重置需要他領導給其他部門發郵件才能重置。不得已,大國還是乖乖地打車趕回了單位。

大國回單位后,我陷入深深地思考,這么一企業,看似嚴謹的工作流程,給員工帶來的卻不是輕松高效的工作場景。我通過這么一件掃興的事情總結了以下幾個工作痛點:

1.數字資產沒有統一管理;

2.部門之間協作方式傳統;

3.安全與高效不能兼得;

4.單位內、外信息差異大;

那么在這個Web3.0時代,我們通過什么工具能夠讓一家注重信息安全、注重工作效率、注重部門協作的大公司快速地解決上面可能出現的工作痛點呢?
“內網”,顧名思義,指單位內部各級員工使用網站。具體內網可以滿足企業哪些訴求呢?

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建立統一的信息發布平臺

每家企業都有面向社會外部訪問的品牌門戶官方網站,我們稱它為“外網”,內網與外網會根據訪問受眾的區別,進行不同類別信息的發布,如下圖:

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相對外網相比,內網發布的信息需要企業內部統一屬性,帶有更多的內部文化建設屬性;

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建立安全的信息共享平臺

在通過局域網或者內部VPN訪問的網絡環境下,根據員工權限識別保證信息的上傳與查閱安全,內網也需要根據部門、員工級別進行有效的權限劃分,以做好管理與督導工作;平臺發布信息可以增加水印等功能,防止截圖與拍照信息的惡意泄露被利用; 

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建立統一的數字資產管理平臺

通過集中、分類、打標簽等多種形式進行企業數字資產的統一管理、沉淀、共享、應用。

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定制化功能實現業務訴求

彌補OA這種標準產品中缺失的非標準功能應用,比如像辦公室或者HR部門提出變更郵箱密碼功能、比如會議室預約功能、再比如圖書借閱預約功能等。

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建立統一登錄平臺

由于數字化管理軟件越來越多,員工的賬號和密碼越來越凌亂,且經常同時要登錄幾個不同的軟件來達成一項工作,比如OA提出差申請、CRM做好客戶拜訪記錄、ERP提出差報銷、EHR提考勤補錄等,其實我們也可以在內網中加上員工統一識別的ID,通過單點登錄功能或者統一登錄綜合平臺讓自己在工作中可用同一賬號同時登錄幾個不同的工作軟件,大大提高工作的效率。

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建立內部統一的站群管理

一些大的國央企、多業務形態的集團性公司,各個獨立的部門、分子公司、海內外機構等等,可以通過企業內網,向其他部門展現自己部門的相關信息,既可以自行管理發布相關信息,也可以降低認知度的壁壘。最重要的是,通過站群功能還可靈活構建機構子站、各個類型專題子站。

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總的來說,企業內網系統的作用和價值非常顯著。首先,它可以為企業提供便捷高效的信息服務。通過內網系統,員工可以隨時隨地獲取企業的最新資訊、政策法規、產品信息等,提高企業信息傳遞的效率和速度。同時,內網系統還可以提供企業內部的各種資源和服務,例如人力資源管理、財務管理、行政管理等,極大地提高企業的管理效率和精準度。

其次,企業內網系統還可以為企業提供協同辦公平臺。內網系統支持員工之間的信息交流、協同工作,使員工能夠更好地協同完成任務和項目。內網系統還可以集成各種辦公軟件和工具,例如郵件、日歷、在線會議等,進一步提高協同工作的效率和質量。

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最后,企業內網系統還可以提高企業的安全性。內網系統可以對企業內部的信息進行加密和權限管理,避免敏感信息被泄露或篡改。同時,內網系統還可以對企業的網絡進行監控和防護,避免網絡攻擊和病毒入侵。

企業內網系統是企業信息化建設的重要組成部分,對企業的管理效率、協同工作和信息安全都有著顯著的作用和價值。希望企業在推行內網系統時,能夠充分考慮企業的需求和實際情況,選擇適合的內網系統,提高企業的競爭力和創新能力。

以上,希望通過一個內網系統,能夠為廣大工作一線的小伙伴們減輕工作上的壓力,更希望“大國”不要再為一個公共文件而浪費一次與朋友相聚的機會。



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